De juiste locatie voor uw event

De juiste locatie speelt een cruciale rol voor het succes van uw event. Daarom helpen wij u actief bij het maken van de juiste keuze.

Bij het selecteren van een locatie kunt u letten op de volgende punten:

  • Uitstraling van uw event: Welke sfeer wilt u creëren?

  • Type event: Wordt het een galafeest, kerstfeest, festival, interactieve activiteit, presentatie of een combinatie hiervan?

  • Boodschap: Welke boodschap wilt u overbrengen? Een goed gekozen locatie versterkt deze boodschap.

  • Flexibiliteit: Sommige locaties kunnen qua interieur volledig op maat worden aangepast.

  • Budget: Zorg ervoor dat de locatie past binnen uw financiële planning, zonder concessies te doen aan de beleving.

Door hier zorgvuldig op te letten, garanderen wij dat uw event zowel memorabel als effectief wordt.

Zie ook: Varend netwerk event Amsterdam - Luxe VIP klanten ervaring op het water

Hoeveel ruimtes heeft uw event nodig?

Bepaal allereerst hoeveel ruimtes u nodig heeft voor uw gasten. Daarnaast is het belangrijk om te bedenken of u momenten wilt waarin alle gasten in één ruimte samenkomen, bijvoorbeeld voor plenaire onderdelen.

Soms wilt u dat gasten worden verdeeld over diverse ruimtes, bijvoorbeeld voor workshops, netwerkmomenten of andere activiteiten. Zorg ervoor dat elke ruimte groot genoeg is voor het aantal gasten dat u verwacht. Bij een kleinere opkomst kunnen wij de ruimtes zo aanpassen dat de juiste sfeer en beleving behouden blijft.

Binnen- en buitenactiviteiten

Denkt u ook aan buitenactiviteiten? Bovendien is het verstandig om rekening te houden met een slecht-weer scenario, zodat uw event altijd doorgang kan vinden. Controleer daarnaast of er voldoende ruimte is voor garderobe en andere praktische voorzieningen.

Indeling en catering

Wilt u een zittend diner of geeft u de voorkeur aan een buffetvorm? Overweeg ook een receptie-opstelling met statafels, of maakt u er een feest van? In dat geval moet u rekening houden met ruimte voor dansvloer, podium en statafels, in combinatie met zitplaatsen.

Door deze punten goed in kaart te brengen, kunnen wij uw locatie perfect afstemmen op uw wensen, gasten en activiteiten, zodat uw event soepel en succesvol verloopt.

 

Kies de juiste opstelling voor uw vergadering of congres

Bij vergaderingen, presentaties en congressen heeft u de keuze uit diverse opstellingen. Bijvoorbeeld een theateropstelling, schoolopstelling, cabaretopstelling, carréopstelling of een U-vorm.

Daarnaast is het belangrijk om te bepalen welke opstelling het meest geschikt is voor uw groep. Zo zorgt u ervoor dat iedereen goed zicht heeft en optimaal kan deelnemen aan de bijeenkomst.

Praktische zaken bij het kiezen van uw locatie

Naast sfeer en opstelling zijn er ook praktische zaken die u goed moet plannen:

  • Toegankelijkheid: Zorg dat de locatie rolstoelvriendelijk is en geschikt voor mindervaliden.

  • Bereikbaarheid: Controleer of er voldoende parkeergelegenheid is en of de locatie goed bereikbaar is met openbaar vervoer en eventuele touringcars.

  • Exclusiviteit: Zijn de ruimtes uitsluitend beschikbaar voor uw groep gasten?

  • Sanitaire voorzieningen: Controleer het aantal toiletten en of dit voldoende is voor uw verwachte gastenaantal.

  • Kleed- en entertainmentruimtes: Bepaal hoeveel kleedruimtes nodig zijn, hoeveel ruimte het entertainment nodig heeft en of de ruimtes voorzien zijn van spiegels en voldoende privacy.

  • Stroomvoorziening: Controleer hoeveel stroom de entertainment en keukenapparatuur nodig hebben. Zorg dat de verdeling goed is geregeld en dat alles veilig op meerdere groepen stroomaansluitingen is aangesloten.

Door deze punten van tevoren goed in kaart te brengen, voorkomt u verrassingen en kunt u tijdig maatregelen nemen. Zo verloopt uw event soepel en probleemloos.